Oops! It appears that you have disabled your Javascript. In order for you to see this page as it is meant to appear, we ask that you please re-enable your Javascript!

「効率化」「仕組み化」を促すIT化、その最大の効用とは?!


ベンチャー企業が成長するうえで、ネックとなるものはどのようなものがあるでしょうか。

様々ありますが、その一つとして「成長が止まってしまう」企業も少なくありません。

例え、創業者のバイタリティーで立ち上がりが無事成功しても、「次の段階」で成長しない、というベンチャー企業が多いのも事実です。

気合と根性で立ち上がったものの、事業がそれ以上大きくならないというケースです。

個人商店から会社組織へのステップにおいて、何をどうするべきでしょうか。

今回は「継続成長」するための「仕組み」作りにおけるヒントについてお伝えします。



スタートアップは「個の力」

年間倒産する企業は日本国内で8,000~9,000社ほどと言われています。

また、新設企業の中では1年で60%の企業が倒産、廃業など姿を消しているとも言われています。

このような背景もあり、企業がスタートアップ時、最大限注力することは、まずは倒産しないことだとも言えます。

そのため、多くの経営者は企業を立ち上げるとき、前職で培った経験やもともと持っている能力、能力のある創業メンバーなどを生かして創業します。

このバイタリティのある経営陣が、売上ゼロから1を生み出し事業を立ち上げていきます。

スタートアップにおいては、創業者、創業メンバーの真似できない個性的能力、並外れたパワーは不可欠ともいえる能力かもしれません。

創業者のバイタリティと、一気に売上を創り上げるスピード感、この属人性こそが、企業のスタートアップを成功させる要因の一つでもあると言っても過言ではないでしょう。

レバレッジ成長を生み出す「仕組み」

一方、順調に成長できないで伸び悩みベンチャー企業が多いのも事実です。

その理由の一つが、「脱個人商店」できないというものです。

つまり、創業者、または創業メンバー以外の力を借りる、「チーム組織の活用」がなされないケースです。

このケースの場合、圧倒的に創業者のパワーが強いことが良い面でもあり、一方、ある程度の時期に到達した場合、悪い面として表面化してしまうことがあります。

成功する企業の多くはスタートアップ時、まずは能力のある経営陣が「属人的」に売上を計上し、一旦倒産のリスクを減少させます。

事業として軌道に乗り始め増員し、順調に規模拡大してきます。

社員が増えることによって、各部署にシステム導入の必要性が出てきます。

特にバックオフィス

経理でも効率よく業務を実施するために簡易的経理ソフト、会計ソフトを導入したり、業種によっては在庫管理、販売管理、在庫管理などのシステム。

昨今の会計ソフトは非常に優れもの。

仕分け入力するだけで決算書類が作り上げられ、様々な分析解析を自動に生成してくれるものも増えています。

さらに驚きなのは「オンライン化」

昨今はクラウド型の会計ソフトも増え、会計士や監査法人とのやり取りも「オンライン化」への方向性が進みつつあります。

このオンライン化、将来的にはBtoB取引、納税申告含めて、法人を取り巻く取引や確認、チェックはすべて「オンライン化」するのではないか?と思えるほどです。

国を挙げての「取引自動化」、可能性はあるかもしれません。

話を戻します。

社内の「仕組み化」「効率化」を進めるための、社内システムはバックオフィスだけではありません。

「攻めのIT」ともいえる、営業や販売面でも活用する企業は増えています。

例えばですが、営業では作成していた顧客管理、提案書、見積書、納品書等の自動生成や、複数部署を跨いでの「受注プロセス管理」なども可能で、営業から経理部門、代表や担当役員のチェック確認に至るまでプロセス管理できたりします。

顧客との微妙なやり取りや細かい要求、クレーム等を全社で共有したり、請求書発行における要注意ポイントなど、受注1件づつの繊細なポイントも常時確認しつつ、納品でき、その後のアフターケアなどの情報も確認できたりします。

さらには新規顧客開拓や既存顧客の定期アプローチなど、各種「仕組み化」した営業や販売促進が可能となります。

SNSなどとも連携し、ピンポイントにマーケティングし、各種広告出稿も自動化されている優れものも出てきています。

「バックオフィスIT」と「攻めのIT」。

ディフェンス面とオフェンス面。

IT化は、「仕組み化」「効率化」するうえで、重要な要素となってきている、そう言えるのではないでしょうか。

「IT化」のメリット

社内システム導入と言えば、以前は大企業専用のシステムであると考えられていた時期もありました。

しかし、昨今は汎用型クラウドシステム(オンライン)で安価な月額費用で導入できることから、中小企業、ベンチャー企業に活用の幅が大きく広がってきています。

しかも、製造業から小売業、サービス業、BtoC事業、BtoB事業などあらゆる業種や業界でも活用できる汎用型でも十分に利活用できるものもあります。

なぜ、私が社内IT化を推奨するかと申しますと、「効率化」以外にも「IT化」の導入メリットが多くあるからです。

以下、4つの「社内IT化」潜在的導入メリットです。

【4つの「社内IT化」潜在的導入メリット】

①成功企業の「フレームワーク」

②最新の基準、法改正に適合

③検討議論そのものが価値

④「リアルタイム」情報

1つずつみてみましょう。

【4つの「社内IT化」潜在的導入メリット】

①成功企業の「フレームワーク」

まずはシステム自体の設計部分にある「ノウハウ」です。

システム開発業者は常に改善をし続けています。

活用企業からのフィードバック、他社の成功事例、失敗事例など多くの経験をもとにフレームワークが構成されています。

つまり、システムに組み込まれた設計、そのものが「ノウハウ」だったりするのです。

例えば、顧客管理の項目や、受注管理のフロー。

いずれも多くの成功企業から、新規顧客開拓~受注~納品までの「成功する姿」のステップや項目を映し出しています。

導入するだけで多くの学びがあるのではないでしょうか。

(システム開発業者の営業担当者も同業界の成功事例を多くもっているケースもあります)

②最新の基準、法改正に適合

システム開発業者は多くの企業に対応すべく、国際会計基準システム、内部統制など法改正の基準などに対し、常に最新の更新を実施しています。

例えば、経理仕分けの自動計算においても、最新の法改正にも準じています。

③検討議論そのものが価値

企業にとってシステムを導入するかどうかは、非常に重要な意志決定です。

そのうえで、どのような課題があり、どのような部分での効率化を目指すのか、社内議論が高まります。

部門を超えて人員が携わり、なぜ導入するのか、どの機能を導入するのか、既存のシステムではダメなのかなど、様々な意見がでます。

これが、多くの人の「気づき」にもつながります。

システム導入の議論を進める中で、自社内での見えなかった企業価値に気付いたり、他部門での苦労なども見えたりします。

④「リアルタイム」情報

各部門、それぞれの担当者がシステムに情報入力すること、そのものが「リアルタイム」の貴重なデータとなります。

企業、特にベンチャー企業は「スピード」が命です。

情報が担当者によって入力された途端に反映され、どのエリアで、どの顧客が、どの商品を、どの担当者によって販売されたのか、瞬時にテータとして蓄積されます。

また、「経営総体としての見える化」にも寄与します。

例えば、「社員1人当たりの経常利益」なども「見える化」できたり、システムそのものがリアルタイムで「自社」を映し出します。

社内IT化活用方法例

「社内IT化」は様々な活用方法があります。

一部ではありますが、「社内IT化」の活用方法をピックアップしてみます。

以下、「社内IT化」の活用方法例です。

【社内IT化活用方法例】

①進捗管理「ワークフロー管理」

顧客のとワークフロー管理ができ、現在取引がどのような状況なのか、クレームは発生していないかなど、営業以外の他部門にも現状を一目でわかることができます。

②「ベストプラクティスの共有」

多くのベンチャー企業の場合、創業者個人の優れた能力が売上をつくり上げてきますが、企業規模が拡大するにつれて「一般能力」の方々も入社してきます。

その際、属人化されていたベストプラクティスを「仕組み化」する必要があります。

個人にしかできない部分、一般の人でもできる部分を切り離し、できる部分を「仕組み化」します。

その詳細なノウハウは何か、何がポイントで、どこに気を付けるべきか、明文化または動画保存し、「ノウハウを共有」することができます。

もちろん失敗事例も重要です。

失敗事例の共有としても有効かもしれません。

③新規獲得、既存顧客管理

新規アタックリストからSNS活用に至るまでカバーしているシステムもあります。

SNSを利用し、どの広告媒体が有効なのか、どのマーケティングの切り口がより多くの顧客にアプローチできるのか、効果測定も可能なものもあります。

もちろん名刺管理や顧客管理も充実しています。

メルマガ配信機能や定期メール配信機能なども含まれているものもあります。

④管理会計

「社内IT化」により、部門別会計や商品別、拠点別、担当者別など、様々な軸での管理会計が可能です。

しかも、リアルタイムに把握することも可能です。

どのエリアで、どの商品を強化するのか、人材をどのように配置すべきか、様々な経営判断を行う上で、詳細な自社の現状を把握し、的確な経営判断が可能となります。

もちろん、設備投資計画や新規事業立ち上げなどにも、非常に多くの判断材料を与えてくれるのではないでしょうか。

⑤KPI設定

KPIはご存知でしょうか。

KPIは、重要業績評価指標(Key Performance Indicators)と訳され、組織の目標達成の度合いを定義する補助となる計量基準群のことです。

ご存知の方も多いと思います。

例えば、分かりやすい営業部門では、1社獲得するためには10社訪問する必要があるとします。

さらに、1社訪問するためには100社テレアポしなければならないとします。

仮に2社受注するためには、20社訪問し2,000社テレアポする必要があります。

2社受注という目標に対し、「訪問」というKPIでは20社、「テレアポ」では2,000社となります。

営業だけではありません。

ネット関連企業では「ページビュー」がKPIに設定されることもありますし、メールアドレス数がKPIに設定されることもあります。

企業においては、どの数値を重視するべきか、様々な重要指標があると思います。

全社員が目指すべき「わかりやすい目標」を共有すること、重要かもしれません。

さらに、その「進捗確認」、さらには「設定見直し」をするうえでも、「社内IT化」は重要なツールではないでしょうか。

最後に

社内IT化。

一般的には「効率化」を実現するために導入されるケースが多いと思います。

特にバックオフィス

財務経理面は圧倒的に圧縮されるでしょう。

社員数が数百人いる組織体でも経理が2人という会社も存在しています。

効率化に大きく寄与できる「社内IT化」

でも、最も大きな導入メリットは「考えるきっかけ」ではないでしょうか。

以前、IT導入コンサルタントの方とお話をする機会がありました、その時仰っていたことがこちら。

「私たちは単なるITを導入する業者ではありません。その企業が一番大切にするものを議論し、確認し、そのうえで、どの部分をシステム化するかを提案します。その際重要なのは、企業の存在意義と、未来の進むべき方向性を確認することです。つまり、ある意味、トータル経営コンサルティングとも言えるのかもしれません」

ベンチャー企業や中小企業も同じだと思います。

社内IT導入するうえで、何が重要で、何を強化すべきか、どう活用するのか、この導入までの「過程そのもの」が、企業の強み・弱みを確認できるものかもしれません。

それ以上に、そもそも、何のために事業を行っているのか、何を軸に経営するのか、理念や存在意義にも触れることもあるでしょう。

IT化を進めることで、企業そのものの根本を見つめなおす。

組織を構成するすべての人が、その意義について考えるきっかけが、一番のメリットかもしれません。



【お願い】大変恐縮ですが、もし差し支えなければ、Facebook、twitter、はてなブックマーク等でシェアいただけますと幸いです(*^^*)宜しくお願い申し上げますm(__)m

RSS
Follow by Email
Facebook
Google+
https://atuiomoi.net/post-1259">
Twitter